Konferenzplanung

Konferenzplanung

Um eine Konferenz oder Tagung abhalten zu können, bedarf es gut durchdachter Organisation. Schließlich gehören zur Vorbereitung einer Konferenz unendlich viele Ablaufschritte. Insbesondere dann, wenn es sich um eine externe Konferenz handelt.

Verschiedene Vorbereitungen müssen für eine Konferenz getätigt werden. Diesbezüglich sollten Sie als erstes einen passenden Raum bzw. Veranstaltungsort finden. Welche Forderungen Sie hierfür haben, hängt am meisten von der Teilnehmerzahl ab. Sehr viele Hotels oder Gaststätten bieten Räumlichkeiten für kleine, aber auch für große Tagungen an, meist für eine bestimmte Pauschale. Bei Konferenzen in Hotels oder Gaststätten ist es vom Vorteil, dass oft die Versorgung von Getränken und Speisen vor Ort gewährleistet wird. Bekanntlich weiß man, dass solche Konferenzen oft sehr lange dauern können. Eine Leistung der Teilnehmer mit leeren Magen erwarten zu wollen, ist deshalb sehr kurz gedacht.Noch etwas positives hat es an sich, wenn Sie eine Gaststätte oder ein Hotel wählen. Falls die Konferenz länger als einen Tag andauert, hat man gleich eine Unterkunft mit dazu. Aber auch wenn die Konferenz nicht länger als einen Tag dauert, ist es vom Vorteil, Hotelzimmer in der Nähe zu haben, da Teilnehmer oft eine weitere Anreise haben.

Bei einer Tagung werden viele Vorträge gehalten, daher ist es immer gut, wenn Sie das Moderationsmaterial und die Technik gut organisiert und vorbereitet haben. Zu einer Präsentationstechnik gehört die Tontechnik, Laptop, Beamer, Flipchart, Moderationswände und Moderationskoffer. Einiges an Technik können Sie sich ausleihen. Bei vielen Konferenzräumen steht die Technik bei einer Anmietung zur Verfügung.

Insbesondere sollten Sie bei einer internen Konferenz auch darauf achten, dass ein Bus oder Taxiunternehmen organisiert wird, damit die Teilnehmer z. B. vom Bahnhof abholt und wieder zurück gebracht werden.

Am besten bei einer Konferenzplanung eine Checkliste erstellen und alles sorgfältig nach und nach abhacken. So steht einer erfolgreichen Konferenz nichts mehr im Wege!


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